Conditions générales d'utilisation

Préambule

La collectivité se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour les conditions générales d'utilisation sans préavis. Les présentes conditions générales d’utilisation s’appliquent à tout utilisateur des portails de démarches de la Ville de Lille et ses communes associées (ci-après dénommée «la Collectivité »).
Est défini comme utilisateur, toute personne physique utilisant les fonctionnalités proposées via le portail de démarche (ex : utilisation du compte usager, code de suivi, d’un formulaire…)
L’utilisation du service par les utilisateurs est facultative et gratuite, hors coûts de connexion à internet.

Article 1- Définition et objet des portails de démarches de la Collectivité

Dans un souci d’optimisation de la relation usager avec la collectivité :

Les portails de démarches donnent la possibilité aux utilisateurs de :
- réaliser des démarches administratives à distance,
- stocker des informations personnelles,
- stocker les pièces justificatives nécessaires à la réalisation de leurs démarches,
- suivre le traitement de leurs démarches,
- échanger des informations avec la collectivité.
Les portails de démarches donnent la possibilité à la collectivité de :
- construire un dossier lié à la demande effectuée par l’utilisateur
- réutiliser des informations déjà fournies dans le compte personnel de l’utilisateur et le biais des justificatifs communiqués dans la limite de leurs validités.
- poursuivre toute démarche par téléphone, courrier, courriel ou guichet.

Article 2- Plus qu’un portail de démarches, une plateforme multicanal

Les portails de démarches s’inscrivent dans le cadre plus vaste d’un projet de Gestion de la Relation Usager de la Collectivité, ils représentent la façade internet d’une plateforme multicanal permettant de centraliser en un lieu unique les informations fournies par les usagers dans le cadre de leurs démarches avec la collectivité, pour la durée de leurs démarches et quel qu’en soit le mode d'accès : guichet, courrier, courriel, téléphone ou les portails de démarches.
Quel que soit le mode de contact de l’usager, ce dernier peut être enregistré au sein de la plateforme multi-canal :

En qualité d’usager identifié dans le cadre d'une démarche administrative avec la collectivité.
En qualité d’utilisateur ayant activé son compte via les portails de démarches disposant par conséquent d'un identifiant et d'un mot de passe. Le compte aura pu être créé par l’utilisateur lui-même ou par un agent de la collectivité lors d’une démarche précédente.

Les informations personnelles spécifiques à la réalisation d’une démarche seront anonymisées automatiquement 45 jours après le traitement effectif de cette dernière.

Article 3- Données générales techniques

L’utilisation du site requiert une connexion, un navigateur internet et une adresse courriel. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session. Afin de garantir un bon fonctionnement du service et globalement un bon niveau de sécurité, il est conseillé d’utiliser une version récente de navigateur. Les liens hypertextes externes mis en place et les contenus des sites de tiers vers lesquels ils pointent ne sauraient engager la responsabilité de la collectivité. Lorsque l'usager accède aux sites concernés, il est soumis aux conditions générales d’utilisation spécifiques au site en ligne utilisé.

Article 4- Le compte personnel des utilisateurs

Lors de l’activation de son compte, l’utilisateur choisit son identifiant et mot de passe avec suffisamment de soin pour protéger efficacement l’accès à son compte. Les portails de démarches imposent une syntaxe minimum au mot de passe généré, indiquée lors de la création. Elle est destinée à assurer une protection minimum.

L’utilisateur doit conserver son identifiant et son mot de passe pour toute connexion aux portails de démarches de la collectivité. L’utilisateur est le seul à détenir son mot de passe. Il est responsable du secret qu’il accorde à son mot de passe. Toute action réalisée sur les portails de démarches de la collectivité par usage de son mot de passe est réputée réalisée par l’utilisateur lui-même. La collectivité ne pourra être tenue pour responsable des dommages éventuellement causés par l’utilisation abusive de l’identifiant et du mot de passe de l’utilisateur.

Les portails de démarches de la collectivité offrent à tout utilisateur ayant activé son compte, une visibilité sur les informations le concernant : les données personnelles de l’utilisateur et les informations ou documents transmis par la collectivité y sont enregistrés en toute sécurité. Elles le sont au fur et à mesure des démarches réalisées avec le Guichet multi-Canal que ce soit via les portails de démarches, soit via un échange avec la collectivité (plateforme multi-canal (téléphonie, guichet physique ou courrier).

Du fait de son unicité, certaines informations apparaissant dans le compte de l’utilisateur peuvent avoir été recueillies sur la base des informations transmises à la collectivité sous forme électronique ou physique.
Chaque utilisateur dispose d'un droit de regard, de modification ou de suppression des données recueillies voir de l’intégralité du compte lui-même conformément aux dispositions énoncées ci-après (Traitement des données à caractère personnel).

La collectivité se réserve le droit de bloquer ou supprimer, sans préavis ni indemnité d’aucune sorte, tout compte faisant l’objet d’une utilisation autre que celle prévue aux termes de la présente charte.
Un compte non utilisé pendant une durée de 3 ans est automatiquement supprimé.

En activant son compte et réalisant une démarche, l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de la présente charte d’utilisation, l’avoir comprise, acceptée et s’y soumettre sans réserve ni restriction.

Article 5- Modalités d’utilisation du service en ligne

Lorsqu’il effectue une démarche l'utilisateur peut être amené à recevoir des courriels en dehors des démarches qu'il a lancées. Ces messages seront exclusivement à des fins administratives.
Dans tous les cas, l’utilisateur recevra des informations de la collectivité dans le cadre du traitement des démarches lancées (confirmation des opérations réalisées, envoi des alertes …) par courriel ou par SMS.
Pour rappel, les informations personnelles spécifiques à la réalisation d’une démarche seront anonymisées automatiquement 45 jours après le traitement effectif de cette dernière.

Article 6- Modification et évolution des portails de démarches

La Collectivité se réserve la liberté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis les sites pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Chaque fois que cela sera possible, une page d’information sera affichée à l’utilisateur lui mentionnant cette indisponibilité.
L’indisponibilité du service ne donne droit à aucune indemnité.

Article 7- Protection des données personnelles

La collectivité est soucieuse de protéger vos données à caractère personnel et de vous apporter toute l’information nécessaire à l’exercice de vos droits en s’engageant à respecter le règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD - applicable depuis le 25 mai 2018) qui renforce la protection des données identifiant directement ou indirectement des personnes physiques.

Ces données peuvent être notamment collectées dans le cadre de la consultation des pages internet, à l’occasion d’inscriptions diverses, via des formulaires, pour vos démarches et services en ligne.
Pour toute donnée personnelle collectée sur ce site, la collectivité vous informe que vous disposez de différents droits à l’égard de vos propres données :

un droit d’accès à vos données à caractère personnel,
un droit d’opposition,
un droit de rectification,
un droit à l’effacement (ou droit à l’oubli),
un droit à la limitation du traitement,
un droit à la portabilité des données,
un droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (CNIL),
un droit de retirer à tout moment votre consentement le cas échéant.

Vous seul pouvez exercer ces droits sur vos propres données et celles des enfants mineurs dont vous êtes responsable légal en écrivant au Délégué à la Protection des Données de la Ville de Lille sur protectiondesdonnees@mairie-lille.fr.

Délégué à la Protection des Données de la Ville de Lille , Hellemmes et Lomme - Hôtel de ville
Ville de Lille
Place Augustin Laurent
CS 30667
59033 LILLE CEDEX
Tél : 03.20.49.50.70

La collectivité s’engage à n’opérer aucune communication des informations ou documents transmis par l’utilisateur à des tiers, en dehors des cas nécessités par la réalisation des prestations ou des cas prévus par la loi. Les informations transmises par l’utilisateur restent sous son contrôle. Il peut choisir de supprimer toutes les informations de son compte en supprimant son compte.

Article 8- Responsabilités et conflits
La responsabilité de la Collectivité ne peut être recherchée en cas d'interruption du service, quelles que soient les conséquences qui pourraient en découler. Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45.000 euros d’amende.
En cas de litige, la loi applicable est celle du droit français.

Article 9- Télétransmission de documents
L’utilisateur a la possibilité de télétransmettre des documents : fichier texte ou reproduction de documents sous forme de scan ou de photo numérique. Ils permettent de justifier ou d’actualiser les données du compte.
Les pièces jointes transmises via les sites sont acceptées sous les conditions d’être lisibles et sous format standard.

Si le document n'est pas utilisable ou ne correspond pas à la demande de la Collectivité, l’utilisateur en sera averti via le compte usager et/ou recevra une alerte par courriel.
Quand les pièces sont complètes et validées, la demande est prise en charge par le service concerné
Les données issues de ces pièces justificatives ne restent pas attachées au compte ou à l’utilisateur.
Ex : l’attestation CAF de l’utilisateur n'est pas conservée par la Collectivité, en revanche, son quotient familial est enregistré dans les données de la Collectivité.

Article 10- Suivi des démarches
L’utilisateur peut suivre dans son compte ou via le code de suivi, l'état d'avancement de sa demande.

Article 11- Télépaiement
La Collectivité propose à l’utilisateur de régler en ligne des prestations en lien avec les démarches proposées. Les dispositifs de paiement proposés permettent à l’utilisateur de payer en ligne ses factures en toute sécurité.Avertissement :
Le paiement sur ces sites est indépendant des portails de démarches. En conséquence, toute correspondance semblant émaner de la Collectivité et relative aux identifiants de paiement de l’utilisateur présente une forte suspicion de fraude ou d'hameçonnage. La Collectivité recommande de détruire toute correspondance de ce type immédiatement et, en tout état de cause, de ne pas y répondre.
La Collectivité invite l’utilisateur à consulter les conditions générales d'utilisation présentées sur les sites concernés avant de procéder au paiement en ligne.